Politique de confidentialité

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Politique de confidentialité

Van Hove & Aubry BV accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. Dans la présente politique de confidentialité, nous expliquons quelles données nous collectons, pourquoi nous le faisons et comment nous sécurisons vos données.

 

1. Qui est le responsable du traitement et qui est le délégué à la protection des données ?

L’étude notariale Van Hove & Aubry traite des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. 

Van Hove & Aubry BV, ayant son siège social à 2000 Anvers, Amerikalei 79, sous le numéro d'entreprise 0840.733.048, agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel effectuées au sein de l'étude (ci-après : « l'étude notariale »). Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

L'étude notariale accorde une grande importance à la protection de la vie privée. L'étude notariale s'engage à protéger vos données à caractère personnel avec un soin particulier et à les traiter en toute transparence, dans le strict respect de la législation relative à la protection de la vie privée, et en particulier du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (ci-après : le « RGPD » ou « RGPD ») et le Code de déontologie de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021, qui précise certaines conditions d'application du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires (ci-après le « Code de déontologie »).

Conformément au RGPD et au Code de déontologie, l'étude notariale a désigné un délégué à la protection des données, à savoir l'asbl Privanot. Le délégué à la protection des données est joignable à l'adresse e-mail suivante :info@privanot.be , ou par courrier à l'adresse suivante : Privanot asbl, rue de la Montagne 30, 1000 Bruxelles.

Par le biais de la présente politique de protection des données à caractère personnel, nous souhaitons vous fournir davantage d'explications sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel dont nous disposons. Vous trouverez ainsi dans cette politique les réponses aux questions suivantes : 

  • Qui est le responsable du traitement et qui est le délégué à la protection des données ?
  • Pourquoi vos données à caractère personnel sont-elles traitées ? 
  • Quelle est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel ?            
  • Quelles données à caractère personnel sont traitées par l'étude notariale ?
  • Quelles sont les sources d'information ?        
  • À qui vos données à caractère personnel peuvent-elles être communiquées ?
  • Qui sont les sous-traitants de l'étude notariale ? 
  • Vos données à caractère personnel sont-elles transférées en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ?
  • Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
  • Comment la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel sont-elles garanties ?
  • Quels sont vos droits ?

Il convient de noter que les informations relatives au traitement des données à caractère personnel des collaborateurs internes à des fins de gestion des ressources humaines figurent dans le règlement du travail de l'étude notariale.

Les informations relatives au traitement des données à caractère personnel des collaborateurs externes dans le cadre des ressources humaines sont reprises dans des documents spécifiques, tels que les contrats de prestation de services ou les documents de politique générale.

2. Pourquoi vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Finalités – L'étude notariale collecte et traite des données à caractère personnel dans le but principal de garantir la sécurité juridique des actes dont le notaire certifie l'authenticité, ainsi que pour la gestion des dossiers qui lui sont confiés.

En outre, des traitements sont nécessaires pour réaliser d'autres tâches et objectifs importants, à savoir : 

  • La gestion des dossiers de l'étude notariale, y compris les traitements effectués avant et après la passation d'un acte authentique, tels que la réalisation des recherches et vérifications nécessaires à la passation d'un acte, ainsi que tout autre traitement nécessaire à l'accomplissement des missions du notaire en tant que fonctionnaire public et des missions qui lui sont confiées par les citoyens ;
  • La gestion administrative et le suivi des dossiers des citoyens, y compris la facturation et la comptabilité ;
  • La réalisation de vérifications et de contrôles dans le cadre de la législation AML ;
  • Assurer la sécurité des bâtiments, des biens, du personnel et des visiteurs grâce à la vidéosurveillance ;
  • L'optimisation de la navigation sur le site web grâce à l'utilisation de cookies ;
  • L'amélioration de la convivialité et de la qualité des services en s'appuyant sur les retours des citoyens et sur des analyses statistiques du fonctionnement et des services de l'étude notariale à l'aide de logiciels ;
  • Améliorer la qualité du fonctionnement de l'étude notariale lors de la rédaction des actes et documents nécessaires à l'accomplissement des missions du notaire en tant que fonctionnaire public, en utilisant des systèmes d'intelligence artificielle à faible risque.

3. Quelle est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel ?

Légalité – Les traitements de données à caractère personnel effectués par le notaire sont considérés comme licites car, dans la plupart des cas, ils sont nécessaires au respect d'une obligation légale à laquelle le notaire est soumis ou sont nécessaires à l'exécution d'une mission d'intérêt général confiée au notaire de l'étude. 

Les données à caractère personnel sont traitées par l'étude sur la base, sans s'y limiter, de la législation suivante :

  • La loi du 25 ventôse de l'an XI sur le notariat ;
  • La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces.

En outre, la licéité du traitement peut également être fondée sur un intérêt légitime, comme l'amélioration de la satisfaction des clients ou la sécurisation de l'étude notariale par le biais de la vidéosurveillance.

Enfin, la licéité du traitement peut être fondée sur le consentement de la personne concernée, par exemple lors de l'utilisation de cookies non fonctionnels sur le site web de l'étude notariale.

4. Quelles données à caractère personnel sont traitées par l'étude notariale ?

En fonction des services auxquels vous faites appel, l'étude notariale peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'identification (nom, prénom, état civil, numéro de registre national, lieu et date de naissance, etc.) ;
  • Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, etc.) ;
  • Données économiques et financières ;
  • Données relatives à la capacité ;
  • Données relatives à la profession ;
  • Données relatives aux actes passés devant le notaire ;
  • Données relatives à la situation familiale, sociale, fiscale ou autre que le notaire doit recueillir auprès des sources officielles et des administrations ;
  • Données relatives à la qualité/satisfaction des services fournis.

5. Quelles sont les sources d'information ?

En tant que fonctionnaire public, le notaire de l'étude notariale doit, pour l'exercice de ses activités, collecter et utiliser vos données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel proviennent :

  • Vous-même ou votre représentant légal ;
  • Des sources de données authentiques strictement encadrées par une législation spécifique, telles que le Registre national, la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale, le Registre central des successions, le Registre central des contrats de cohabitation et de mariage, etc. ;
  • Les autorités officielles habilitées à communiquer des données aux notaires dans le cadre de leurs missions d'intérêt général ;

6. À qui vos données à caractère personnel peuvent-elles être communiquées ?

Vos données à caractère personnel traitées par l'étude notariale peuvent, selon le contexte du traitement, être communiquées à des tiers (« destinataires »), et notamment :

  • Les partenaires légalement habilités, tels que les services publics fédéraux et les institutions notariales, pour la conservation des copies d'actes et de leurs métadonnées dans le cadre de l'enregistrement électronique et pour l'inscription de vos données dans les registres centraux du notariat (par exemple, le Registre central des contrats de mariage, le Registre central des contrats de mandat, le Registre central des déclarations, etc.) ;
  • La Fédération royale du notariat belge asbl, en ce qui concerne les données relatives aux biens immobiliers, afin de les intégrer dans une base de données du notariat ayant pour objectif de générer des statistiques ainsi que de permettre au notaire, dans l'exercice de sa mission, d'estimer la valeur des biens immobiliers ; 
  • La Chambre provinciale des notaires concernée par votre dossier et/ou la Chambre nationale des notaires (par exemple dans le cadre de leurs missions de contrôle comptable ou dans le cadre de la prévention et de la lutte contre le blanchiment d'argent) ;
  • Les autres notaires impliqués dans votre dossier (par exemple dans le cadre d'un acte de vente d'un bien immobilier) ;
  • Les Archives de l'État pour la conservation des dossiers, des actes et des testaments ;
  • Les banques impliquées dans votre dossier ;
  • L'expert-comptable / fiscaliste qui s'occupe de la comptabilité de l'étude notariale ;
  • Les sous-traitants chargés de la gestion et de la continuité de l'activité de l'étude notariale, tels que les fournisseurs de logiciels permettant de rédiger des actes.

7. Qui sont les sous-traitants des données à caractère personnel de l'étude notariale ?

Un sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l'étude notariale.

L'étude notariale fait notamment appel aux catégories de sous-traitants suivantes : 

  • Fournisseur de matériel informatique ;
  • Fournisseurs de logiciels, par exemple pour la gestion des dossiers et la comptabilité ;
  • Fournisseur de services de sauvegarde ;
  • Fournisseur de services de destruction de documents papier ;
  • Consultant ou collaborateur externe.

8. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ?

En principe, vos données à caractère personnel ne sont pas transférées en dehors de l'Espace économique européen (ci-après : « EEE »).

Si vos données à caractère personnel devaient néanmoins être transférées vers des pays situés en dehors de l'EEE et que la Commission européenne estime que le pays vers lequel les données sont transférées n'offre pas un niveau de protection adéquat, l'étude notariale mettra tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel en fournissant des garanties supplémentaires (par exemple, en faisant signer des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, en faisant signer des règles d'entreprise contraignantes, etc.).

9. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

En vertu du principe de limitation de la conservation des données à caractère personnel, les données susmentionnées ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité susmentionnée, et ce, en fonction des lois spécifiquement applicables et des délais de prescription des créances commerciales et personnelles. Les durées de conservation ci-dessous correspondent à celles indiquées dans le registre des traitements de l'étude notariale.

Les durées de conservation varient en fonction de la nature des documents concernés :

  • Les fiches des citoyens sont conservées tant que le citoyen n'a pas choisi de changer de notaire et sont conservées au maximum pendant toute la durée de vie du citoyen afin de permettre la prestation de conseils (conformément à l'article 9 de la loi sur le notariat) ;
  • Les dossiers sont conservés pendant 30 ans après leur clôture à des fins de preuve (conformément à l'article 3.27 du Code civil)
  • Les procès-verbaux sont conservés pendant 50 ou 75 ans après la passation de l'acte, puis transférés aux Archives nationales (conformément à l'article 62 de la loi sur le notariat) ;
  • Les livres (comptables) sont conservés pendant 10 ans après la clôture de l'exercice comptable (conformément à l'article 33 de la loi sur la profession de notaire) ;
  • Les relevés de compte sont conservés pendant 10 ans après la fin de l'exercice comptable concerné (conformément à l'article 33 de la loi sur le notariat) ;
  • Les données à caractère personnel relevant de la législation AML sont effacées à l'issue du délai de conservation de 10 ans (conformément aux articles 60 et 62, § 1, de la loi AML) ;
  • Les images de vidéosurveillance sont conservées pendant un mois au maximum (conformément à l'article 6 de la loi modifiée du 21 mars 2007 relative à l'installation et à l'utilisation de caméras de vidéosurveillance) ;
  • Les données à caractère personnel traitées pour la gestion du site web sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif visé ;
  • Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de logiciels d'intelligence artificielle ne sont plus traitées par ces technologies dès que votre dossier est clôturé par l'étude notariale.

10. Comment la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel sont-elles garanties ?

L'étude notariale met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque et applique les mesures de sécurité s au traitement des données à caractère personnel telles que définies dans le Code de déontologie de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021.

Les mesures de sécurité sont prises afin d'empêcher la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé ou la divulgation erronée des données à caractère personnel collectées à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. 

L'étude notariale veille notamment à ce que :

  • L'accès aux locaux contenant des supports de données soit exclusivement réservé aux personnes autorisées ;
  • L'environnement serveur soit correctement sécurisé ;
  • Les données à caractère personnel soient conservées et détruites de manière sécurisée ;
  • Les collaborateurs et les sous-traitants aient accès, de manière sécurisée, aux données nécessaires à la réalisation de l'objectif fixé ;
  • Une procédure de signalement des violations de données à caractère personnel soit mise à la disposition des membres de l'étude notariale ;
  • Une politique relative aux droits des personnes concernées est mise à la disposition des membres de l'étude notariale ;
  • Une politique de sécurité de l'information est mise à la disposition des membres de l'étude notariale ;
  • Une politique de sensibilisation au RGPD est mise à la disposition des membres de l'étude notariale ;
  • Des mesures de sécurité techniques, telles que des pares-feux, des logiciels antivirus et des mises à jour de sécurité régulières, sont mises en œuvre.

Ces mesures sont régulièrement contrôlées et révisées par le DPD susmentionné à l'occasion d'un audit.

L'étude notariale a conclu un contrat de sous-traitance avec les sous-traitants avec lesquels elle collabore, conformément à l'article 28 du RGPD et à l'article 2 du Code de déontologie de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021.

11. Quels sont vos droits ?

En vertu du RGPD, en tant que personne concernée par le traitement de vos données à caractère personnel par l'étude notariale, vous disposez de différents droits relatifs à vos données à caractère personnel, pour autant que ceux-ci ne soient pas contraires aux obligations légales auxquelles l'étude notariale est soumise.

Vous disposez, dans certaines circonstances, des droits suivants :

  • Droit d'accès : vous avez le droit de consulter les données à caractère personnel que l'étude notariale traite à votre sujet, ainsi que de prendre connaissance des finalités de ce traitement et de la durée de conservation des données ;
  • Droit d'accès : vous avez le droit de consulter et d'obtenir les données à caractère personnel que l'étude notariale détient et traite à votre sujet ;
  • Droit de rectification : vous avez le droit de faire rectifier les données à caractère personnel inexactes ou incomplètes vous concernant qui sont traitées ;
  • Droit à l'effacement : vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel traitées par l'étude notariale ;
  • Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple lorsque vous contestez l'exactitude des données ;
  • Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un tiers ;
  • Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par l'étude notariale.

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès de l'étude notariale par e-mail à l'adresseinfo@vanhove-aubry.be ou par courrier adressé à l'étude notariale Van Hove & Aubry, Amerikalei 79, 2000 Anvers, ou auprès du délégué à la protection des données par e-mail à l'adresseinfo@privanot.be .

Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au RGPD, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles ou via leur site web www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

 

Dernière mise à jour : 1er octobre 2025

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